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El mejor camino hacia el cliente: Optimización de Costos de Autotransporte

El mejor camino hacia el cliente:
Optimización de Costos de Autotransporte

Carencia y mal estado de la infraestructura carretera, falta de proveedores eficientes en las diversas regiones del país, crecimiento de la inseguridad, incremento de robos, aumento del costo de combustible, son algunos de los factores externos que impactan los costos de transporte de las empresas para el movimiento y distribución de sus mercancías a lo largo y ancho del país.
Aunado a ello, el permanente uso del autotransporte para la distribución de productos y mercancías en las cadenas de suministro, acompañado del aumento del uso de vehículos particulares que provoca mayor tráfico en las principales ciudades del mundo, obliga hoy a las organizaciones a planear con mayor rigurosidad sus estrategias de transporte que les permitan optimizar sus rutas, el uso de sus flotas y los costos por concepto de transportación, reduciendo así el costo total de la cadena de suministro que, en algún momento, se traduce en la disponibilidad de productos y mercancías a menor costo para el consumidor final.
En este sentido, una parte importante en la optimización del costo de transporte tiene que ver con el cómo las empresas hacen para usar menos flota-viajes-distancias para cubrir la misma cantidad o volumen de operación, lo que conlleva a su vez a otros temas importantes con relación a los costos, que puede ser desde el aspecto de revisión de las tarifas, la elaboración de diagnósticos y evaluaciones detalladas del esquema de costos hasta el rediseño de rutas de entrega que tienen las compañías, sea que cuente con flota propia o sea tercerizada.
Hoy en día, en México existen diversas empresas con áreas de oportunidad en la optimización del costo de transporte diferenciando las variantes propias entre carga peligrosa, transporte refrigerado, carga sobre dimensionada o simplemente la carga general tanto para la alineación con sus proveedores y tarifas como para hacer eficiente los propios procedimientos y controles de costos.
¿Por qué es importante la planeación del autotransporte?
La importancia de la planeación del transporte dentro de las empresas, como podemos ver, obedece a aspectos tanto externos como internos a las compañías que requieren transportar sus mercancías para garantizar el abasto de sus diversos mercados.
En el caso de México, estamos en un país donde gran parte del transporte de mercancías se hace vía terrestre, muy poco se lleva a cabo a través del ferrocarril o algún otro modo de transporte; entonces, al final de cuentas la planeación del transporte es un tema que preocupa a las empresas como aspecto de movilidad de sus productos. 
En este sentido, siempre hay áreas internas de optimización de los costos de transporte para las empresas que cuentan con su flota propia o que tercerizan esta parte de su cadena de suministro, y dado que cerca del 81% de la flota de autotransporte en el país es hombre camión (aquellos que tienen entre una a cinco unidades), esto implica que no todos tengan identificados y optimizados sus costos reales y, por ende, cuentan con áreas de oportunidad, por ejemplo, en el tema de sus tarifas.
Como sabemos, el costo del transporte como parte del costo total de la cadena de suministro depende de cada industria y de los tramos recorridos, pero oscila entre un 3 a un 12%, lo que indica que existen diferencias entre industrias y también áreas de oportunidad para optimizar estos costos.
Respecto a los componentes del costo del transporte, básicamente si profundizamos en temas de fletes, los que impactan severamente son:
Combustible.
Mantenimiento, y 
Operadores.
Y en este sentido, un factor que es ingrediente fundamental para el ahorro es el tema de la productividad, ver qué tan eficientemente gestiona una empresa sus recursos o su proveeduría en cara a optimizar costos.
Mediante una planeación adecuada de gestión de transporte, una compañía puede tener ahorros conservadores en sus costos que van desde un 8 hasta un 30%. Esto dependerá de la realización de un buen diagnóstico – evaluación de sus estructuras de costos y tarifas, así como el desempeño de entregas buscando áreas de oportunidad y factores que tienen que ver con productividades.
Metodología de optimización de costos
Llevar a cabo una revisión y planeación adecuada del transporte y, consecuentemente, la optimización de los costos de empresas con flota propia o que tercerizan su transporte implica llevar a cabo una metodología que consiste en diversas etapas:
I. Realizar un diagnóstico para conocer la situación actual e identificar potencial de ahorros. Analizar tarifas para buscar la estructura de costos, entendiendo los flujos, rutas y aspectos de productividad y de mercado.
II. Identificar áreas de productividad: sincronizar mejor a los proveedores para disminuir kilómetros recorridos vacíos, realizar licitaciones, evaluar alternativas de consolidación y de reparto, etc.
III. Implementar la propuesta de mejoras.
El tiempo de duración de la etapa de diagnóstico dependerá de la complejidad de la operación de cada empresa: tamaño, operaciones, volúmenes. Puede abarcar entre 1 a 2 semanas, dependiendo de la disponibilidad de la información requerida.
Los datos que se revisan en esta etapa son volúmenes, orígenes, destinos, tipos de mercancías y unidades de transporte que se utilizan, tamaños, costos actuales por fletes de transporte (se segmenta entre transporte primario y secundario). Asimismo, debe levantarse información con el personal operativo para entender las perspectivas y los datos no sólo de forma numérica o cuantitativamente, sino también cualitativamente, identificar las problemáticas que enfrenta el personal en su operación del día a día dentro de la empresa.
Este diagnóstico sirve para que la empresa tome acciones que se identifican, acciones prontas que se pueden priorizar e implementarse de forma inmediata.
En la segunda etapa se realiza un modelado de alternativas donde se aterriza cómo pueden alcanzarse los resultados. Esta etapa tiene una duración promedio de entre dos a seis semanas. Implica todo un rediseño de la estrategia logística, diseñar alternativas que generen beneficios que sean tangibles.
La última fase o etapa, la de implementación de las mejoras propuestas, podría durar desde una a cuatro semanas, dependiendo de la operación de la empresa. Esta etapa implica diseñar un plan de acción, con tareas específicas, asignar responsables, definir posibles tiempos, de tal manera que la empresa tenga un proyecto llave en mano para implementase en el momento que lo considere oportuno y que todas las mejoras propuestas en la etapa dos se puedan capitalizar y empezar a concretarse.
Más allá de los posibles ahorros que se pueden lograr, que van entre un 8 y hasta el 30% de los costos específicos del transporte, la implementación de este plan genera también beneficios en el tema de la productividad y niveles de servicio, al hacer más eficientes las rutas para recorrer menos kilómetros, la productividad de los operadores, reducir viajes vacíos y lograr un mejor cumplimiento de entregas a tiempo y completas.
Restricciones a enfrentar
Las principales "restricciones" internas que enfrentan hoy en día las empresas para optimizar sus costos de transporte, hablando específicamente del autotransporte de carga, tiene que ver con controles adecuados para combatir el robo de mercancías y de combustibles, la gestión adecuada de operadores, controles administrativos y de gastos. La falta de procedimientos y políticas ligados de manera integral dictan el marco de referencia en todo el proceso de entrega desde el despacho, monitorear la carga y el transporte, alinear procedimientos con los proveedores, hasta el correcto mapeo de los puntos de entrega y el retorno a origen, entre otros.
Por su parte, como ya se ha señalado, el tema de la seguridad para reducir y erradicar el tema de robo de mercancías es hoy en día uno de los aspectos externos a la operación de las empresas que más impactan en el costo y tarifas del transporte, considerando que las primas de seguros se han incrementado hasta un 300% en los últimos años.
Soluciones
Hacer una revisión de los costos asociados al transporte (gestión de lasa flotas, rutas y tarifas) en un contexto económico global restringido como el actual, con expectativas de crecimiento económico limitado, es fundamental para las empresas que deben apostar a apretar y reducir costos para competir y lograr llegar al mercado con mejores costos.
En ese sentido, buscar apoyo en profesionales especialistas es vital para las compañías, toda vez que cuentan con la experiencia para optimizar los costos de transporte y ayudarles a encontrar el potencial de ahorro en sus estructuras a corto plazo con una visión integral y aplicando las mejores prácticas por industria a nivel global.
Autor: Carlos Oropeza Guichard, Director de Proyectos, Miebach Consulting 


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